几乎所有使用电脑的人都会和Office打交道，不过，大家平时可能都是按部就班地单击“开始”→“程序”→Microsoft Word启动Word，而选择Microsoft Excel启动Excel或选择Microsoft PowerPoint启动PowerPoint等。殊不知，在Office安装文件夹下有很多的好东西，大家可能还发觉呢？

　　本文约定Office XP的安装文件夹为C:\Program Files\Microsoft Office，如果你Office XP不安装在此文件夹下，则请将本文中所有提到与Office XP安装文件夹有关的路径信息作相应调整。

　　1.快速新建Office文件

　　 大家要新建一个Office的文件，如DOC、XLS或PPT时，都是先启动相应的程序，如Word、Excel、PowerPoint等，然后按下Ctrl+N键或按下工具栏上的“新建”按钮新建文件。其实这样做较为麻烦，我们完全可以进入C:\Program Files\Microsoft Office\Office10文件夹，找到OSA.EXE文件，右击，选择“发送到”→“桌面快捷方式”命令。按下Win+D键回到桌面，右击“快捷方式 OSA”，选择“属性”命令，并在选择“快捷方式 OSA 属性”窗口的“快捷方式”选项卡，把默认的“"C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\OSA.EXE" ”改为“"C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\OSA.EXE" -n”（输入时不包括中文引号，只要在后面加上一个-f即可）。同时，为了美观，单击“常规”选项卡，把默认的“快捷方式 OSA 属性”改为“新建Office文档”，单击“确定”按钮返回。(如图1)

图1

　　 以后要新建Office文档时，只要双击桌面上的“新建Office文档”快捷方式，就会弹出如图2所示的“新建 Office 文档”窗口，从中选择自己喜欢的模板文件，按下“确定”按钮后就会以选定模板为原型新建一个Office文件了。

图2

　 将上面建立的快捷方式复制一份，将其重命名为“打开Office文件”，再将“"C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\OSA.EXE" -n”改为“"C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\OSA.EXE" -f”，同时单击“快捷键”文本框，在其中设置一个快捷键，如F10（如图3），单击“确定”按钮完成设置。以后只要按下F10键即可快速打开如图4所示的“打开Office文档”的窗口了。

　　图3

　　 3.一键打开屏保

　　 另外，将上面的快捷方式复制一份，将其重命名为“打开屏幕保护程序”，再将“"C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\OSA.EXE" -f”改为“"C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\OSA.EXE" -s”，也为此设置一个快捷键，只要随时按下相应快捷键即可启用当前屏保。如果当前屏保有密码 保护，这样就相当于来了一个“一锁锁定”功能，非常方便。当然，如果你的Windows中没有设置屏保，使用该参数后就会弹出“桌面”属性，让你选择屏幕保护程序。(如图4)

　图4

　 4.Office文件专业查找工具

　　 很多时候是不是只是用Windows中的搜索功能来搜索文件，还有时候对一些内容忘记了，就利用了包含文字的搜索功能。但是它似乎只对文本格式的文件有效。但由于Office中文件的结构较为特殊，用Windows的包含文字搜索功能有时往往找不出自己想要的文件，但是使用这个工具却可以很容易就查找出来，这对于我们更高效地管理Office文件是很有用的。

　　 如果我们要搜索Office系列的文件，如DOC、XLS、PPT等，则可以到C:\Program Files\Microsoft Office\Office11文件夹下双击一个名为Finder.EXE的程序。启动后，我们可以看到它就是一个专业的Office文件查找器（如图5），从中我们可以设置查找文件（文件、任何类型的 Outlook 项目、任务、便笺、文件、文件 (Outlook/Exchange) 、日记条目、约会与会议、联系人、邮件），再选择一下文件类型（默认为Office文件），在“名称”中输入文件名，最重要的是，我们可以在“查找文字”框中输入欲查找文件中包含文字（这样查找起来将会更加准确），单击“开始查找”按钮后就可以查找到相应的文件。双击查找后的文件将会打开，如果右击它们还会出现它的快捷菜单，操作起来相当方便。

　图5

　　 另外，利用该查找器选择起始搜索文件夹时是可以同时选择多个文件夹的，这一点是Windows的搜索文件功能是要通过分号分隔，比较麻烦。

　　 5.保存恢复设置向导

　　 移动办公正在为大家所接受，但是不同的机器上的Office XP会使用不同的设置，这样我们出差在外，不能够保证别人机器上的Office XP使用和本机上完全一样的设置。双击其文件夹下的Proflwiz.exe文件可以打开如图6所示的向导，我们完全可以通过它把机器上的设置保存到文件中，也可以通过该程序恢复Web上或硬盘上保存的设置文件，从而使我们当前使用的Office XP使用我们先前的设置，使用起来更得心应手。

　　图6

　　 有时打开一篇文章，如果发现里面有很多方框，这是由于我们没有启用该语言进行编辑，或使用了该语言不支持的字体。Office XP中可以启用该语言进行编辑，以正确显示字符，而且启用该语言进行编辑还将在系统中安装相应的字体以显示字符。打开Office XP安装文件夹下的Setlang.exe文件，可以打开如图7所示窗口。在“语言设置”对话框中，选择合适的语言，单击“确定”，系统就会安装这种语言，再次打开这个文档时，一般不会有问题。

　　 当然，如果在启用该语言进行编辑之后，Office 文档中仍有方框出现，我们可以试着用其他字体设置文字的格式，使字符能正确显示。Arial、Times New Roman 以及其他一些字体能支持所有欧洲语言。Microsoft Office 2000 自带了几种亚洲文字的字体：MS Mincho （日语）、PMingLiu （繁体中文）、Simsun （简体中文）、Batang （朝鲜语） 等。

　　图7

　　 7.剪辑库程序

　　 大家都知道，生成漂亮精美文档的前提是我们拥有众多的媒体素材。而在C:\Program Files\Microsoft Office\Office10文件夹下的MSTORE程序则可以帮我们来对当前机器上的素材进行整理和管理（如图8），以便Office程序能够更好地使用其中的素材创造出精美的Office文档或电子表格。

　　图8

　　 8.其他程序

　　 打开“开始”→“程序”→“Microsoft Office 工具”，其下有诸如“Microsoft Office XP 语言设置”、“Microsoft Office 应用程序恢复”和“用户设置保存向导”等工具，其中“Microsoft Office 应用程序恢复”很有用（如图9），它可以恢复停止响应的程序中的数据！如果哪天某一个Office程序给你脸色看，你可以试着用它来恢复数据看看！说不定就会有奇迹出现！

　图9

　 9.Office 2003中的重要程序

　　 如果你安装了Office 2003的话，那在C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11下有PPTVIEW.EXE程序，双击后可以打开一个PowerPoint文档查看器，可以打开并查看演示文档内容而无需打开PowerPoint主程序（如图10）。

　　图10

　 上述程序中，除了oas.exe没有外，其他程序Office 2003中都有，只是其下的finder.exe主要用于查找Outlook数据（如图11）。

　　图11